Pasos para garantizar el cumplimiento normativo y evitar sanciones
Las auditorías en Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) no son solo un requisito legal: son una oportunidad valiosa para evaluar la eficacia de tu sistema de gestión, fortalecer la cultura preventiva y demostrar el compromiso de tu empresa con el bienestar de su personal. Prepararse adecuadamente puede marcar la diferencia entre una auditoría exitosa y una experiencia estresante llena de no conformidades y posibles sanciones.
En este artículo te contaré cómo preparar a tu empresa para una auditoría de SST paso a paso, asegurando el cumplimiento normativo y, sobre todo, promoviendo una gestión responsable y sostenible.
1. Comprende el alcance y objetivo de la auditoría
Antes de iniciar cualquier preparación, es fundamental entender qué tipo de auditoría se va a realizar:
- ¿Es una auditoría interna o externa?
- ¿Busca verificar cumplimiento normativo o la eficacia del sistema?
- ¿Está basada en el Decreto 1072 de 2015, la Resolución 0312 de 2019 o la norma ISO como la 45001?
Tener claridad sobre el alcance permite priorizar documentos, recursos y acciones. Si la auditoría es externa, conviene solicitar previamente los criterios de evaluación y la lista de chequeo que usará el auditor, para trabajar sobre la misma base.
2. Revisa la documentación del Sistema de Gestión de SST
Una auditoría siempre inicia con la verificación documental, por lo que contar con la información actualizada, ordenada y fácilmente disponible es clave. Revisa cuidadosamente:
- Política de SST firmada por la alta dirección.
- Matriz de peligros y evaluación de riesgos actualizada.
- Programas de capacitación y entrenamiento.
- Registros de inspecciones, mantenimientos, entrega de EPP y simulacros.
- Indicadores de gestión y resultados de seguimiento.
- Planes de mejora o acciones correctivas anteriores.
Asegúrate de que todos los documentos estén, vigentes y aprobados. Si usas medios digitales, crea una carpeta maestra con todo el sistema, de modo que el acceso sea rápido y organizado durante la auditoría.
3. Evalúa el cumplimiento normativo
Uno de los puntos más críticos es el cumplimiento de la legislación vigente en SST. Realiza un diagnóstico legal interno antes de la auditoría y verifica aspectos como:
- Cumplimiento de la Resolución 0312 de 2019, según el tamaño y nivel de riesgo de la empresa.
- Afiliación y pagos a ARL, EPS y AFP al día.
- Registros de exámenes médicos ocupacionales (ingreso, periódicos y egreso).
- Contratos con proveedores o contratistas que incluyan cláusulas de SST.
- Cumplimiento de los programas de vigilancia epidemiológica, especialmente si hay exposición a ruido, polvo, manipulación de cargas u otros factores de riesgo.
Si identificas brechas, documenta las acciones correctivas o preventivas que ya están en marcha. Esto demuestra madurez del sistema y compromiso con la mejora continua.
4. Involucra a todo el equipo
La auditoría no es solo del área de SST: es de toda la empresa. Cada trabajador, jefe de área o líder de proceso debe entender su rol dentro del sistema.
Realiza pequeñas reuniones informativas o “ensayos de auditoría” donde:
- Se repasen las responsabilidades en SST.
- Se expliquen los temas más consultados por los auditores (por ejemplo, procedimientos de emergencia, uso de EPP, reporte de incidentes).
- Se motive al personal a responder con honestidad y seguridad.
El auditor valorará positivamente una cultura participativa y consciente. Además, el ambiente será mucho más fluido y natural durante las entrevistas.
5. Revisa las evidencias en campo
El papel todo lo aguanta, pero la evidencia real está en el terreno.
Antes de la auditoría, recorre los puestos de trabajo y verifica:
- Señalización de seguridad visible y en buen estado.
- Extintores recargados y con mantenimiento vigente.
- Botiquines completos y accesibles.
- Elementos de protección personal entregados y en uso.
- Documentación visible (política, plan de emergencias, brigadas).
Tomar fotos y registrar hallazgos te permitirá anticipar observaciones. Si hay aspectos por corregir, involucra al responsable del área y genera una acción inmediata.
6. Simula la auditoría
Un excelente recurso es realizar una auditoría interna simulada.
Esto permite identificar brechas reales antes de la evaluación oficial. La simulación debe hacerse con la misma rigurosidad:
- Usando un checklist basado en los requisitos legales o la norma ISO 45001.
- Entrevistando al personal.
- Verificando evidencias en campo y documentación.
- Asignando calificaciones o niveles de cumplimiento.
Luego, analiza los resultados y genera un plan de mejora con responsables y fechas. Este ejercicio te dará confianza y reducirá el estrés del equipo el día de la auditoría real.
7. Cuida los detalles logísticos y humanos
Pequeños detalles pueden marcar una gran diferencia en la percepción del auditor:
- Asegura un espacio cómodo y ordenado para la reunión de apertura y cierre.
- Designa un anfitrión o acompañante del auditor que conozca bien la empresa.
- Ten a la mano materiales de apoyo.
- Evita interrupciones durante las entrevistas.
Y, sobre todo, mantén una actitud abierta y colaborativa. Recuerda que una auditoría no es un examen para castigar, sino un proceso de verificación para mejorar.
8. Gestiona las no conformidades de manera proactiva
Si durante la auditoría surgen observaciones o no conformidades, no las tomes como fracasos, sino como oportunidades.
Escucha atentamente, pide ejemplos concretos y registra la información. Luego, formula un plan de acción claro que incluya:
- Descripción del hallazgo.
- Causa raíz.
- Acción correctiva o preventiva.
- Responsable y fecha de cumplimiento.
Cumplir los plazos y comunicar avances demuestra que la empresa está comprometida con la mejora continua y no con la simple “corrección por cumplir”.
9. Celebra los resultados y comparte aprendizajes
Finalizada la auditoría, reconoce el esfuerzo del equipo. Compartir los resultados positivos o no ayuda a fortalecer la cultura de seguridad y a generar sentido de pertenencia.
Puedes hacerlo mediante una breve reunión o un boletín interno donde destaques:
- Los logros obtenidos.
- Las buenas prácticas observadas.
- Las oportunidades de mejora detectadas.
De esta forma, cada auditoría se convierte en una experiencia de aprendizaje y evolución para todos.
10. Mantén viva la mejora continua
La preparación para una auditoría no debe ser un esfuerzo aislado.
El verdadero desafío es mantener el sistema actualizado, funcional y alineado con la realidad de la empresa todos los días del año.
Implementa mecanismos de seguimiento constantes:
- Indicadores mensuales.
- Revisión por la dirección.
- Auditorías internas periódicas.
- Programas de sensibilización y capacitación continua.
Así, cuando llegue una nueva auditoría, la empresa no necesitará correr: simplemente demostrará el trabajo constante de su sistema de gestión.
Conclusión
Preparar una auditoría de Seguridad y Salud en el Trabajo no se trata solo de cumplir con la ley. Es una oportunidad para reforzar el compromiso con la vida, la salud y la integridad de cada persona que forma parte de tu organización. Con una buena planificación, participación del equipo y enfoque en la mejora continua, cada auditoría puede ser una experiencia positiva que impulse el crecimiento de tu empresa.
Y tú, ¿Cómo preparas a tu empresa para una auditoría en Seguridad y Salud en el Trabajo?
Cuéntanos en los comentarios qué estrategias te han dado mejores resultados o qué desafíos has enfrentado en este proceso.
